En esta guía quiero ofrecerte los mejores consejos para sacarle todo el partido a Google Workspace, la suite de productividad de Google. Para ello, he recopilado una serie de funciones muy útiles que te ayudarán a organizarte, redactar documentos fácilmente, enviar correos por Gmail con mayor rapidez y, en definitiva, aprovechar mejor las capacidades de las apps de Google.
Es importante mencionar que todos estos consejos van dirigidos a los usuarios en general, no solo a aquellos que utilizan una cuenta empresarial de Google. Una de las cosas interesantes de esta suite es que sus herramientas son prácticamente idénticas en las cuentas personales y profesionales.
Así que con los trucos de Google Workspace que te explico aquí vas a poder sacarle el jugo a esta plataforma, incluso con tu cuenta personal de Gmail. ¡No te lo pierdas!
Índice de contenidos
Toma notas a medida que editas tus documentos
La barra lateral que tienes en las aplicaciones de Google es realmente útil. Gracias a ella, disfrutas de acceso a una versión reducida de otras herramientas, como Google Keep. Esto te permite ir tomando notas a medida que vas editando un fichero.
Basta con presionar en el icono de Google Keep, añadir una nota nueva y empezar a escribir. Es muy interesante notar que, si haces esto desde un documento de Google, una hoja de cálculo o una presentación, el archivo se va a adjuntar a la nota. De esta manera, tus apuntes quedarán enlazados al fichero, tanto en la vista lateral como en la aplicación web y móvil de Keep.
Crea tareas a partir de tus mensajes de Gmail
Este truco ya te lo explico en mayor profundidad en la guía sobre cómo crear una tarea a partir de un correo de Gmail. Te recomiendo echar un vistazo a esta publicación para conocer en profundidad el procedimiento.
El concepto es sencillo: muchos de los correos electrónicos son tareas que debes completar y, por eso, Gmail permite añadirlos fácilmente a Google Tasks. A partir de ahí, el mensaje se adjunta a la tarea, a la cual se le puede establecer una fecha de vencimiento. Por cierto, tus tareas también aparecerán en Google Calendar.
Activa el modo sin conexión de Gmail
Si utilizas el navegador Chrome, vas a poder activar Gmail sin conexión para consultar tu correo electrónico incluso si no estás conectado a Internet. Personalmente, lo he probado con otros navegadores Chromium, como Edge o Brave, y este modo también funciona a la perfección.
Tan solo tienes que acudir a los ajustes de Gmail y presionar en la pestaña Sin conexión. Allí, activa la función e indica que quieres mantener los correos de los últimos 30 días (cambia este valor según tus preferencias) y descargar los archivos adjuntos. Guarda los cambios y espera a que Gmail se recargue.
A partir de ese momento, Gmail va a sincronizar los correos para que puedas abrirlos sin tener una conexión activa. Incluso te va a permitir redactar mensajes y enviarlos cuando el equipo se conecte a Internet. Debes crear un marcador en el navegador para acceder al correo sin conexión, porque sin Internet la opción de introducir gmail.com en la barra de direcciones no es válida.
Pásate al modo sin páginas de Google Docs
Google Docs ha ido evolucionando mucho desde un tiempo a esta parte. Ahora, es posible eliminar el formato de páginas en los documentos y obtener una vista similar a la Notion. Por lo tanto, con esta función obtenemos una especie de espacio en blanco totalmente infinito sobre el cual ir escribiendo sin pensar en los saltos de página.
Lo único que debes hacer para obtener esta vista es lo siguiente:
- Abre Google Docs.
- Presiona en Archivo.
- Haz clic en Configuración de página.
- En la ventana emergente, selecciona Sin páginas.
- Si quieres que esta sea la vista por defecto, pincha en Elegir como predeterminado.
Obviamente, cuando se exporta un documento al formato de Word o PDF, las páginas se recuperan y se ajusta el contenido de forma automática.
Crea un sitio web alojado en Google Drive
Google Sites es una herramienta que te permite diseñar sitios web sencillos y alojarlos en Google Drive. Sí, vas a poder utilizar el servicio de alojamiento de Google para publicar una página en Internet. ¿Cómo puedes hacerlo?
Aunque está enfocado a empresas, esta aplicación está disponible para todos los usuarios. Basta con acceder a sites.google.com y presiona en Sitio en blanco. También es interesante aprovechar algunas de las plantillas que te ofrece el propio servicio.
Al igual que cualquier otro documento de Google, cualquier cambio que hagas se almacenará automáticamente en Drive. Una vez tengas tu sitio listo, simplemente presiona en Publicar para lanzarlo al mundo. Esta herramienta incluso permite la vinculación del sitio web con un dominio personalizado, para darle un toque más profesional.
Inserta los chips inteligentes con una sola tecla
La arroba (@) en Google Docs tiene mucho poder. Da igual si estás en Documentos u Hojas de cálculo. Escribiendo este símbolo accederás a un menú desplegable que te permite insertar chips inteligentes en tus documentos.
Por ejemplo, en Hojas de cálculo de Google vas a poder etiquetar a un usuario en una celda, agregar una valoración de estrellas o crear un desplegable. También te permite adjuntar archivos de Drive.
En Documentos, esta función cuenta con herramientas más específicas, pensadas para la redacción de texto. Por ejemplo, puedes crear una tabla para hacer seguimiento de un proyecto o un borrador de correo electrónico que después podrás enviar por Gmail.
Insertar vídeos y direcciones desde YouTube y Google Maps
La integración de Workspace con otros servicios de Google es genial. Esto te permite, entre otras cosas, convertir enlaces de YouTube y Google Maps en chips inteligentes con tan solo presionar un botón.
Como se aprecia en la imagen superior, tan solo tienes que pegar el enlace y, a continuación, presionar en la tecla de tabulación. Esto hará que la URL desaparezca y se muestre un chip con diseño más apropiado. Al situar el cursor sobre estos chips, aparece una previsualización del vídeo o el mapa insertado.
Estos son algunos trucos para sacarle partido a Google Workspace. Pero seguro que tú conoces muchos más. Explícanos cuáles son tus funciones favoritas en los comentarios. ¡Te leemos!
