En esta guía te voy a explicar cómo convertir un correo en una tarea en Gmail y Outlook. Esto te puede resultar muy útil para evitar olvidos, especialmente cuando el contenido de un correo lleva implícita alguna acción adicional. Dos de las plataformas de correo más utilizadas del mundo cuentan con la posibilidad de, a partir de un correo, obtener una tarea y, como consecuencia, una alerta en el momento más conveniente. ¿Cómo funciona en cada caso? ¿Desde qué dispositivos puedes hacer algo así? Vamos a verlo en los siguientes apartados.
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Convertir un correo en una tarea en Gmail y Outlook paso a paso
Cuando hablamos de mejorar la productividad, sin duda existe una herramienta que siempre suele estar relacionada: el correo electrónico. Es cierto que su función principal no es la de ayudarte a mejorar tu organización, pero sí que es la puerta de entrada a multitud de tareas por hacer.
Por ejemplo, si utilizas el correo para el trabajo, es posible que algunos de tus clientes realicen pedidos a través de tu correo electrónico. Y lo mismo puede suceder en entornos empresariales o hasta personales. La cuestión es si esos correos que implican una acción por tu parte se pueden enviar a una aplicación más conveniente. Y la respuesta, en el caso de Gmail y Outlook es un rotundo sí.
Gmail
Google cuenta con Tasks, una sencilla aplicación de tareas que se complementa a la perfección con Gmail. Lo mejor es que, desde hace tiempo, es posible crear tareas directamente desde tu correo electrónico, agregando una fecha de vencimiento.
Lo puedes hacer desde el ordenador, de la siguiente manera:
- Abre un correo.
- En la parte superior, presiona en el icono de Google Tasks con el símbolo +, como aparece en la imagen superior.
- Espera a que se abra el panel lateral.
- Establece una fecha y hora para que Tasks te avise.
Como se aprecia más arriba, es posible acceder directamente al correo desde la tarea, pues incluye un enlace. Incluso es posible cambiar el título de la tarea, que por defecto es el del asunto del correo, y agregar un comentario justo debajo.
Por otro lado, recuerda que vas a poder consultar esta tarea en otras aplicaciones web que cuenten con la barra lateral de Google, como Drive o Docs. La tarea también se agregará a Google Calendar si estableces una fecha de vencimiento.
En el móvil también es posible establecer un correo como tarea. Basta con abrir el correo en cuestión y, desde el menú principal, presionar en Agregar a Tasks.
Finalmente, recuerda que otra opción que te propone Gmail es la de posponer un correo. Aunque esto no es en sí mismo una tarea, sí que te ayudará a recordar los correos electrónicos más importantes. Basta con tocar en el botón del reloj para que Gmail vuelva a avisarte de un correo o escoger la opción Posponer en el menú contextual de la app móvil.
Outlook
En esta guía también queremos fijarnos en Outlook, ya que es otro de los proveedores de correo más populares. En este caso, Microsoft pone a tu disposición su aplicación Microsoft ToDo, que puedes descargar en Windows, macOS, Android y iOS. Es gratis y cuenta con muchísimas funciones útiles que te ayudarán a organizarte.
De esta manera, desde el ordenador, cuando te llegue un correo que quieres convertir en tarea, debes hacer lo siguiente:
- Accede al correo para leerlo.
- Marca el mensaje presionando en alguno de los dos iconos de la banderita que hay distribuidos por la interfaz.
- De este modo tan sencillo, el correo se habrá convertido en tarea.
¿Dónde vas a encontrar la nueva tarea? Si tienes la app de Microsoft ToDo, acude a ella. Como alternativa, puedes ver todas tus tareas pendientes directamente desde la versión web de Outlook, presionando en el icono correspondiente. La nueva tarea se ubica en la sección Correo electrónico marcado. Desde ahí, podrás enviarla a cualquier proyecto y añadirle una fecha de vencimiento, así como configurar las alertas necesarias.
Adicionalmente, debes saber que dentro de la tarea tendrás un enlace que te lleva a Outlook, concretamente, al correo que has convertido en tarea. Por otro lado, también se adjunta el contenido del mensaje con un formato simplificado para que puedas consultarlo desde Microsoft ToDo, sin tener que acudir a Outlook.
Si utilizas Outlook en el móvil, dispones de la opción Crear un tarea, en el menú contextual que hay en cada correo electrónico.
Finalmente, recuerda que Outlook también permite posponer los correos, tal y como te mostramos en Gmail. Eso quiere decir que no se va a crear una tarea, pero que recibirás una notificación en el momento indicado, como si el mensaje acabara de aterrizar en tu bandeja de entrada.
Y tú, ¿cómo organizar tu correo electrónico? ¿Sueles convertir correos en tareas en Gmail u Outlook? Déjanos tus ideas más abajo, en la zona de comentarios. ¡Te esperamos!
