Cómo compartir un archivo por Google Drive: todos los métodos

En esta guía te voy a explicar cómo compartir un archivo por Google Drive. Te muestro todos los métodos que tienes a tu disposición, tanto en el móvil como en el ordenador. Además, en cada apartado te hablo sobre algunos consejos prácticos para que le saques más partido a la nube de Google a la hora de compartir ficheros con tus amigos y familiares.

Compartir un archivo por Google Drive desde la web

La primera forma de compartir un archivo por Google Drive es hacerlo desde la web. Esta aplicación, que se ejecuta a través del navegador, está disponible para ordenadores. Si quieres enviar un archivo desde el móvil, lo mejor es que uses la aplicación, tal y como te menciono en el siguiente apartado.

Lo único que debes hacer es acceder a drive.google.com y hacer clic sobre el elemento que deseas enviar a otro usuario. Ten en cuenta que es posible compartir cualquier cosa que hayas guardado en la nube. Puedes compartir carpetas o archivos individuales. En función del tipo de elemento que compartas, las personas que lo reciban dispondrán de más o menos opciones de edición.

Después de hacer clic derecho, simplemente elige la opción Compartir. También puedes presionar en Copiar el enlace, lo cual genera un enlace público que puedes enviar a quien quieras. Aquel que tenga el enlace, dispondrá de acceso al elemento.

Si eliges la opción Compartir, verás que dispones de varias opciones. En la parte superior, hay un campo de texto donde puedes escribir lo siguiente:

• Correo electrónico de cualquier persona, con o sin cuenta de Google. Si no tiene cuenta de Google, el usuario tendrá que crearla. Si introduces una dirección que no está asociada a una cuenta de Google, el usuario podrá acceder al archivo con una cuenta distinta usando la invitación original.
• Grupos de usuarios. Se usan los grupos que has creado en los contactos de tu cuenta. Por ejemplo, si tienes un grupo llamado “Familia” donde has añadido a tus padres, cónyuge e hijos, basta con escribir el nombre del grupo para que el archivo se envíe a todos ellos al mismo tiempo.
• Eventos del calendario. Opción muy interesante. Como Google Calendar permite adjuntar archivos a los eventos, desde Drive vas a poder elegir un evento en concreto para adjuntar el archivo. Los invitados al evento recibirán acceso inmediatamente.

Si haces clic en el icono de la rueda dentada, verás que hay dos opciones adicionales para controlar el acceso al archivo. Activando el ajuste Los editores pueden cambiar permisos y compartir estás permitiendo que los que has invitado como editores puedan añadir a más personas o cambiar los permisos. Por otro lado, con la opción Los lectores y comentadores pueden ver la opción para descargar, imprimir y copiar eliminas estas funciones. Esto último es muy interesante para evitar que otros hagan copias de tus archivos.

Cuando agregas a un contacto, Google Drive te permite escoger el nivel de acceso al archivo. Por ejemplo, vas a poder elegir si quieres que sea lector (únicamente puede ver el archivo), comentador (ve el archivo y además puede agregar comentarios) o editor (puede hacer cambios).

También es posible agregar un mensaje que Google Drive enviará desde tu cuenta de Gmail. Cuando lo tengas todo listo, simplemente presiona en Enviar. Acabas de compartir el archivo con otra persona. Sabrás que esto es así porque aparece el icono de dos personas junto al archivo. En el caso de las carpetas, aparece una sola persona, pero dentro del icono de la carpeta.

Para dejar de compartir el archivo, simplemente regresa a las opciones de compartición y abre el desplegable de permisos. Allí verás la opción Quitar acceso. También existe la posibilidad de Transferir propiedad para hacer que el archivo deje de ser tuyo.

Google Drive es una de las formas más simples de colaborar con otros usuarios. También es un servicio que nos gusta mucho para compartir archivos pesados. Solo necesitas una cuenta de Gmail y seguir estos pasos. Además, dispones de hasta 15 GB gratuitos, que es bastante más espacio del que ofrece la competencia. Si necesitas más, puedes suscribirte a Google One.

Compartir un archivo por Google Drive con el móvil

El anterior apartado ha sido el más extenso de esta guía por una buena razón. Todas las opciones mencionadas están disponibles en cualquier plataforma. Si quieres compartir un archivo desde el móvil, instala la app de Google Drive para Android o iOS.

Entonces, localiza el elemento que deseas compartir y abre su menú contextual. Luego, presiona en Compartir y sigue los mismos pasos que te he explicado en el apartado anterior.

Compartir un archivo por Google Drive con Google Docs y Google Fotos

Hay dos opciones más para compartir un archivo con Google Drive. Una de ellas pasa por hacerlo desde cualquiera de las aplicaciones ofimáticas de la compañía. En la esquina superior derecha, en el ordenador, y en el menú principal, en el móvil, está la opción para Compartir. Una vez has pinchado en este botón, aparecen las mismas opciones que se mencionan en el primer apartado de esta guía. Recuerda que con Google Docs no solo puedes enviar archivos, sino que es posible colaborar en tiempo real con otros usuarios.

Por otro lado, si eres usuario de Google Fotos, la forma más sencilla de compartir archivos de imagen o vídeo con otros es creando un álbum compartido. No es necesario, por tanto, guardar las fotos en Drive primero para luego enviarlas. Todo se puede hacer desde la galería fotográfica.

También puedes compartir fotos individuales con cualquier persona que tenga una cuenta de Google. Esto te evita tener que abrir un álbum solo para una imagen y, además, permite a otros reaccionar o escribir mensajes de vuelta.

Y tú, ¿cuál crees que es la mejor forma de compartir un archivo con Google Drive? ¿Es la plataforma que sueles utilizar? Déjanos tus comentarios más abajo. ¡Nos leemos!