Dominando la conversión de archivos ¡Guía completa!

Ya explicamos anteriormente todo lo que debías saber sobre los formatos de archivos, tipos, etc. Ahora le toca el turno a cómo se realiza la conversión entre formatos de archivos, ya que es una tarea que se realiza frecuentemente, algo bastante necesario para poder obtener el formato adecuado, ya sea por compatibilidad o por otros motivos.

¿Qué es la conversión de archivos?

La conversión de formatos de archivos se refiere al proceso de cambiar un tipo de formato de archivo a otro. Los archivos informáticos pueden contener datos, estructuras y contenidos en una variedad de formatos, y a veces es necesario cambiar el formato de un archivo para que sea compatible con diferentes programas, dispositivos o sistemas.

Por ejemplo, en el contexto de imágenes, puedes necesitar convertir una imagen de formato JPEG a formato PNG para mantener la calidad sin pérdida de transparencia. En el caso de documentos de texto, podrías convertir un archivo de Microsoft Word (.docx) a formato PDF para garantizar que el contenido se vea de la misma manera en diferentes dispositivos y sistemas operativos.

Existen herramientas de software diseñados específicamente para realizar conversiones de formatos de archivos. Sin embargo, hay que tener en cuenta que:

• Algunas conversiones pueden ser simples y directas. Tan solo implica cambiar el codec mediante una transcodificación.
• Otras pueden ser más complejas y requerir ajustes adicionales para asegurar que el contenido se mantenga fiel al formato original en la medida de lo posible. Por ejemplo, convertir de JPG a un PDF implica algo más que una transcodificación, ya que PDF es un formato de documento y no de imagen como el original.
• Las conversiones pueden llevar a una pérdida de datos o de calidad, especialmente si los formatos de origen y destino son muy diferentes o los formatos son propietarios. Por ejemplo, cuando pasas desde o hacia Open Document Format (.ODF,…) a los formatos nativos de Microsoft Office (DOC, DOCX,…), se puede alterar el contenido.
• Algunas conversiones son imposibles. Por ejemplo, se puede pasar de MP4 a AVI, o de JPG a BMP, e incluso pasar un JPG a un documento PDF. Sin embargo, no podrás pasar por ejemplo un vídeo a un formato de texto…

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¿Para qué sirve la conversión?

Imagina recibir un archivo que tu software no puede abrir. Este escenario conduce a lo que se denomina un «obstáculo de datos«, donde la información se vuelve exclusivamente accesible para aquellos que utilizan un programa o un codec específico. Esto conlleva restricciones significativas, por ello, conforme los formatos de archivos fueron haciéndose más numerosos, las conversiones también se hicieron más populares.

Esta es la razón central por la cual la conversión de formatos de archivos adquiere una importancia crucial. Se convierte en un componente esencial para lograr la interoperabilidad. No puedes estar seguro de qué software está utilizando un colega o un posible cliente; por lo tanto, es vital garantizar que el tipo de archivo que compartes sea accesible para ellos.

El intercambio de documentos también juega un papel fundamental en las operaciones cotidianas de la mayoría de las organizaciones. Tener la capacidad de convertir y fusionar diversos tipos de archivos de manera rápida y simple asegura que puedas llevar a cabo transferencias de archivos seguras sin causar inadvertidamente problemas.

¿Cómo se realiza la conversión de formatos de archivo?

La conversión de formatos de archivos involucra la manipulación y transformación de los datos contenidos en un archivo de origen para que se ajusten a la estructura y especificaciones del formato de destino. Básicamente el proceso consta de los siguientes pasos:

1. Reconocimiento: el software empleado para la conversión, ya sea una app local o un servicio de conversión en la nube, debe identificar el formato del archivo a convertir, para comprender su estructura, disposición de los datos que contiene, la codificación usada, metadatos, etc.
2. Extracción de datos: en el formato de origen, los datos deben ser extraídos de manera que se pueda acceder y manipular cada componente necesario para la conversión. Esto puede implicar leer bytes, caracteres, metadatos y otros elementos del archivo.
3. Transformación/transcodificación: los datos extraídos del archivo de origen se transforman en el formato requerido por el archivo de destino. Esto puede incluir ajustar el diseño, la codificación, compresión mediante algoritmos, y cualquier otra especificación necesaria para que los datos encajen correctamente en el nuevo formato. A veces también implica pasos algo más complejos, como indiqué en el anterior apartado. Incluso puede haber pasos adicionales de comprobación de errores, validación, etc.
4. Creación del archivo de destino: una vez que los datos se han transformado, se crea una nueva estructura que cumple con las especificaciones del formato de destino. Esto puede implicar organizar los datos en secciones, agregar metadatos, etc.

En algunos casos, se pueden utilizar bibliotecas, API y herramientas especializadas para facilitar el proceso de conversión. Ten en cuenta que existen formatos de archivo libres y otros que son propietarios. Los propietarios a veces no facilitan la conversión o si es posible, se ha conseguido mediante ingeniería inversa, por lo que puede que no se haga muy bien…

Consejos para la conversión entre formatos

Evitar problemas de conversión de archivos puede ser crucial para asegurarse de que los datos se mantengan incorruptos y con la calidad deseada. Para conseguir esto, tienes que seguir estos consejos:

• Elige herramientas confiables: existen multitud de aplicaciones de conversión, tanto gratuitas como de pago. Ambas pueden ser muy buenas y confiables. Además cada vez existen más servicios en linea para hacer conversiones sin necesidad de instalar nada, algunas totalmente gratuitas con algunas limitaciones, otras de pago. Sea cual sea la elegida, asegúrate de que es fiable y realiza las conversiones adecuadamente, sin generar pérdidas importantes o corrupción del archivo destino.
• Compatibilidad de formatos: antes de realizar una conversión, tienes que asegurarte de que la herramienta elegida no solo es confiable, también que acepte de forma nativa tanto el formato de origen del archivo que deseas convertir como el formato destino al que lo quieres convertir. Existen algún software que admite addons o plugins para aceptar más formatos, pero siempre es más recomendable si lo aceptan de forma nativa. Además, es importante tener en cuenta las limitaciones del formato destino, si las tiene. Y es que algunos formatos de destino pueden afectar la calidad, la resolución, la transparencia u otros aspectos de los datos. Asegúrate de comprender estas limitaciones antes de realizar la conversión, y si son muy limitantes, piensa en usar otro formato diferente con similares características.
• Hacer pruebas previas: antes de convertir archivos importantes, realiza pruebas en archivos de muestra para comprobar los resultados. Esto te permitirá evaluar cómo funciona el proceso de conversión y cómo afecta a los datos. Si encuentras problemas en los archivos de muestra, puedes modificar los ajustes de la aplicación de conversión o tratar de buscar una alternativa mejor.
• Realiza copias de seguridad: antes de realizar una conversión, realiza copias de seguridad de los archivos originales. No es frecuente, pero algunas aplicaciones pueden borrar el archivo de origen una vez realizan la conversión, y esto puede ser un gran problema si queremos mantenerlo.
• Formato portable: si lo vas a convertir para poderlo reproducir o abrir en distintos dispositivos o sistemas diferentes, entonces debes buscar mejor formatos destino abiertos o estándares para garantizar la interoperabilidad. Por ejemplo, para documentos lo mejor es usar PDF, que es compatible con multitud de programas, sistemas y dispositivos diferentes. Para documentos ofimáticos, es preferible ODF, que es compatible tanto con la propia suite Microsoft Office, como con LibreOffice, OpenOffice, y otros muchos softwares. Si optas por un formato propietario como DOCX, entonces podrías tener problemas con algunos programas. Lo mismo ocurre con los codecs, que es mejor optar siempre por codecs abiertos y no por los propietarios donde encontrarás más limitaciones al cambiar de dispositivo o formato.
• Utiliza formatos intermedios: si necesitas realizar conversiones de archivos muy complejas, piensa en usar un formato intermedio sea compatible y que pueda reducir la pérdida de datos durante las conversiones sucesivas hasta llegar al formato final. Por ejemplo, imagina que usas una app de conversión que puede convertir de JPG a BMP, y de BMP a PNG. Si quieres pasar de JPG a PNG, en este caso tendrás que optar por una conversión intermedia de JPG a BMP y luego de BMP a PNG para que sea posible…

Recuerda siempre analizar los formatos compatibles con los distintos dispositivos con los que vas a trabajar. Por ejemplo, si deseas un archivo que se pueda reproducir tanto en un PC, como en un dispositivo móvil y también en una Smart TV, siempre deberás fijarte en el dispositivo con más limitaciones, que en este caso es la Smart TV. Si encuentras el formato compatible con ésta, es muy probable que existen distintas apps que puedan reproducirlo en los dispositivos móviles y PCs.

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