Cómo enviar correos masivos desde Outlook

El correo electrónico es uno de los métodos de comunicación que más usamos en la actualidad. Muchas empresas lo saben y por eso lo aprovechan como plataforma publicitaria. Lo cierto es que enviar correos masivos desde Outlook no es tan difícil. Esto permite que cualquiera pueda generar un boletín de noticias y hacerlo llegar a una lista de distribución. ¿Necesitas enviar un solo mensaje a muchos destinatarios? Sigue leyendo para descubrir cómo hacerlo con el gestor de correo de Microsoft.

En los siguientes apartados te explicamos cómo enviar correos masivos desde Outlook para PC. Con esta guía aprenderás todos los entresijos del sistema de envío a múltiples contactos que ofrece la suite de Office. Por supuesto, incluimos una sección con todos los pasos necesarios para mandar este tipo de correspondencia y las desventajas de hacerlo con la solución de Microsoft. ¡Sigue leyendo para resolver tus dudas!

Enviar correos masivos desde Outlook con Word

Enviar correos masivos desde Outlook no es una tarea que debas realizar únicamente desde el gestor de correo. Primero, es necesario redactar el cuerpo del mensaje desde otra herramienta. En este caso, vas a precisar tener instalado Word. Cuando estás en Windows esto no es un problema, ya que todas las aplicaciones de Office se instalan de manera conjunta. Sin embargo, si deseas seguir estos pasos desde macOS, recuerda descargar ambas aplicaciones desde la App Store. Cuando Word y Outlook convivan en tu equipo, es momento de comenzar a redactar tu correo masivo.

Seleccionar el tipo de correspondencia

Primero de todo, abre el procesador de textos de Office, Microsoft Word. Entonces, sigue estas indicaciones para comenzar a redactar una correspondencia masiva.

1. Crea un documento en blanco.
2. Presiona en la pestaña Correspondencia.
3. Pincha en Iniciar combinación de correspondencia y, luego, marca la opción Mensajes de correo electrónico. El aspecto del documento cambiará y ya no se visualizará con el diseño de impresión.

Ya cuentas con un documento listo para ser enviado por correo electrónico. Ahora es momento de llenarlo de contenido.

Crear un listado de direcciones u obtenerlo de aplicaciones externas

Antes de iniciar la redacción del correo masivo, es necesario originar una lista de destinatarios.

Lo haces así:

1. Haz clic en Seleccionar destinatarios, una opción albergada dentro del mismo menú de Correspondencia.
2. Escoge la opción que más se ajuste a tus necesidades. Con el botón Escribir una nueva lista podrás generar desde cero un listado de destinatarios. Si presionas en Usar una lista existente, Word te permite seleccionar un archivo de datos que ya hayas guardado en tu unidad de almacenamiento. Finalmente, pinchando en Elegir de los contactos de Outlook tendrás la posibilidad de elegir los destinatarios desde la agenda de tu cuenta de correo.

Elaborar una lista nueva de contactos es una labor tediosa, especialmente si el número de entradas es elevado. En el caso de que elijas importarla, ten en cuenta que puedes emplear diversas fuentes de datos, entre las que se encuentran:

• Hoja de cálculo de Excel. Es crucial que el fichero tenga un formato adecuado para que Word pueda entender correctamente la información. Microsoft cuenta con una guía que te ayuda a hacerlo tú mismo.
• Base de datos de Access. Sucede algo similar a lo mencionado anteriormente. La base de datos de Access debe cumplir ciertos criterios mencionados aquí.
• Otros archivos de base de datos. Con el explorador de archivos podrás seleccionar ficheros HTML, DOCX, TXT, ODT y más. Todos ellos pueden contener datos de contactos, aunque no está garantizado que Word sepa interpretar su contenido. También es posible hacer clic en Nuevo origen para seleccionar otras fuentes, como una base de datos de Microsoft SQL Server.

En cualquier caso, una vez hayas finalizado la lista de destinatarios, estarás preparado para redactar tu correo electrónico.

Generar un saludo personalizado

Las variables que incluye Word para enviar correos masivos en Outlook son generosas, pero, sin duda, la más importante es la Línea de saludo. Cuando hagas clic en ese botón, se abrirá una ventana emergente en la que podrás modificar el tipo de saludo que abre el correo.

Evidentemente, Word utilizará el nombre y el tratamiento de cada contacto presente en la lista de destinatarios. Así, cada correo enviado será distinto y contendrá el saludo más adecuado. Incluyendo el mismo cuerpo en el mensaje, un envío podría empezar por “A la atención del Sr. Marcos” o “Estimado Juan”.

Agregar otras variables al cuerpo del mensaje

La línea de saludo no es la única variable disponible. Haz clic en Insertar campo combinado para agregar información relacionada con el contacto, como tu teléfono o su dirección.

Las posibilidades de esta función se recogen en la anterior captura.

Enviar el documento por Outlook

Cuando hayas terminado de redactar el correo electrónico, incluyendo un saludo y las variables necesarias, presiona en Reglas. En el menú que aparecerá tendrás a tu disposición varios condicionales para alterar el envío del mensaje.

Termina haciendo clic en Finalizar y combinar. Después, haz clic en Enviar mensajes de correo electrónico. En la ventana emergente, agrega el asunto y especifica el formato del correo. Aquí también te toparás con diversas opciones de envío, como la posibilidad de seleccionar todos los registros o nada más un intervalo concreto.

Enviar correos electrónicos desde Outlook: desventajas del proceso

Este método es perfecto en algunos ámbitos. No obstante, presenta algunas desventajas que debes conocer, especialmente si tu intención es crear un envío masivo llamativo, que incite al usuario a tomar acción. Principalmente, advertimos los siguientes inconvenientes:

• Opciones de diseño escasas.
• Pocas posibilidades de análisis.
• La visualización del correo podría ser incorrecta en algunos dispositivos.

Enviar correos masivos desde Outlook. ¿Es la mejor opción?

Como has podido comprobar, enviar correos masivos desde Outlook es posible. Lamentablemente, los resultados son poco estéticos y no demasiado efectivos, especialmente cuando se trata de hacer llegar información comercial. Te recomendamos utilizar esta función si deseas enviar mensajes corporativos a clientes o hacer llegar invitaciones a eventos fácilmente. No obstante, cuando se trata de generar boletines de noticias o correos publicitarios, lo ideal es decantarse por soluciones específicas, como MailChimp o Acumbamail.

Y tú, ¿sueles enviar correos masivos desde Outlook con Word? ¿Qué trucos podrías contarnos con respecto a esta función? Haznos llegar tus recomendaciones a través de los comentarios. ¡La comunidad de Profesional Review te está esperando!