Cómo abrir archivos PST en Outlook

Cada fichero cuenta con su propia extensión. Este hecho, generalmente, no suele tener relevancia para el usuario. Sin embargo, en algunas ocasiones puede ser importante ver las extensiones de los archivos en un ordenador. En esta guía nos vamos a centrar en un formato muy concreto. Te vamos a hablar de cómo abrir archivos PST en Outlook paso a paso y sin demasiadas complicaciones. Pero eso no es todo.

Los siguientes apartados te lo explican todo acerca de este formato. Además de mostrarte qué debes hacer para abrir archivos PST en Outlook, aclaramos qué son y para qué sirven. Incluso te vamos a explicar cómo crearlos paso a paso para generar una copia de seguridad de correo electrónico. En definitiva, todo lo que debes conocer acerca de los archivos PST lo encontrarás aquí.

Abrir archivos PST en Outlook: qué son y para qué sirven

Antes de ponernos manos a la obra y contarte qué hay que hacer para abrir archivos PST en Outlook, es momento de aclarar qué son exactamente esos ficheros, para qué sirven y qué contienen. Debes saber que, cuando agregas una cuenta de correo electrónico a Outlook, el gestor ocasiona una copia de tus buzones de manera local. De esta manera, en vez de dejarlo todo en manos de la “nube”, la aplicación se encarga de mantener sincronizados los mensajes entre el servidor y el equipo con el cual trabajas. ¿Cuál es el objetivo que persigue Outlook haciendo esto?

Outlook permite trabajar sin conexión a Internet. Todos los cambios que se produzcan en los mensajes, como envíos o respuestas, se sincronizan cuando se recupera la conectividad. Claro, esto es posible porque Outlook genera una copia en el almacenamiento del PC de todo el contenido del servidor de correo. Y he aquí la cuestión principal. Esa copia de los mensajes de tu cuenta se denomina Archivo de datos y se almacena en un fichero PST. Por lo tanto, el formato que nos ocupa en esta guía no es más que una base de datos que incluye todo el contenido de una cuenta agregada a Outlook.

Archivos PST en Outlook: dos aspectos para tener en cuenta

Con respecto a los archivos de datos de Outlook PST, hay dos cosas que deberías tener en cuenta:

• El formato PST no siempre se usa de manera predeterminada. En determinadas cuentas, como las de Outlook 365, Exchange, IMAP y Outlook.com, se emplean Archivos de datos de Outlook sin conexión. Su formato es OST.
• Los archivos PST también sirven para crear copias de seguridad. Adicionalmente, el usuario puede efectuar copias de seguridad o exportar elementos de una cuenta de correo electrónico (sin importar el tipo que sea) en formato PST. En este se pueden incluir otros datos, como el calendario, los contactos y la información referente a las tareas.

Debido a esto, en los siguientes apartados te explicamos, además de cómo abrir archivos PST en Outlook, cómo generar copias de seguridad de tus buzones en este formato.

Cómo abrir archivos PST en Outlook paso a paso

Las indicaciones que te damos a continuación se corresponden con la última versión de Outlook que Microsoft ha lanzado hasta la fecha. Si no cuentas con la última actualización instalada en tu ordenador de este gestor de correo, puede que los pasos que incluimos aquí difieran de los que debes dar en tu caso.

Con las aclaraciones oportunas sobre la mesa, llega el momento de conocer cuál es la mejor manera de abrir archivos PST en Outlook. El primer paso no podía ser otro que abrir el gestor de correo en tu equipo. Entonces, haz clic en el menú Archivo. En la barra lateral izquierda te toparás con la opción Abrir y exportar. Haz clic sobre ella para ver todas las opciones relacionadas. La que te interesa en este caso es Abrir archivo de datos de Outlook.

Usando el explorador de archivos, navega por los directorios de tu unidad de almacenamiento hasta encontrar el fichero PST que deseas abrir.

Y ya está. No debes hacer nada más. Outlook importará el contenido y lo ubicará en el panel lateral izquierdo, lugar desde el cual accedes a los buzones de tus cuentas. Allí encontrarás todos los mensajes que incluye el fichero PST que acabas de importar al gestor de correo.

Cómo usar los archivos PST para generar una copia de seguridad

El método anterior es interesante para abrir un Archivo de datos de Outlook que otro usuario te haya enviado. Pero, ¿sabías que es posible crear tus propias copias de seguridad en formato PST? De esta manera, podrás importar el contenido en otro ordenador o salvaguardar el contenido de tu cuenta en caso de que el equipo se dañe.

Los pasos son muy fáciles de seguir. Acude de nuevo al menú Archivo, abre la sección Abrir y exportar y presiona en Importar o exportar.

En la ventana emergente, selecciona Exportar a un archivo y haz clic en siguiente para continuar con el proceso de exportación.

Selecciona la opción Archivo de datos de Outlook (.pst). Nuevamente, pincha en Siguiente para avanzar.

Usando el listado que verás bajo el enunciado Selecciona la carpeta para exportar, elige los buzones que deseas incluir en el archivo PST. Recuerda que puedes incluir las subcarpetas marcando la casilla inferior y agregar filtros con el botón situado al pie del listado. Como no podía ser de otra manera, cuando hayas terminado, pincha en Siguiente.

Para terminar, escoge la ubicación donde se llevará a cabo la exportación y haz clic en Finalizar.

Recuerda que Outlook, tras la creación del archivo PST, te permitirá agregar una contraseña para proteger la información confidencial.

Ahora ya tienes un archivo PST que podrás importar a Outlook cuando sea necesario.

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Y tú, ¿sueles aprovechar las capacidades de los archivos PST de Outlook? ¿Cuál es tu gestor de correo preferido? Déjanos tus comentarios más abajo. Te leemos.