Cómo autoarchivar en Outlook

La bandeja de entrada de Outlook puede saturarse con facilidad. A medida que van llegando correos, los elementos se acumulan en este buzón a la espera de ser leídos. Sin embargo, incluso cuando ya han sido revisados, muchos usuarios los mantienen en la bandeja de entrada. Esto no es lo ideal si lo que se busca es mantener ordenado el correo electrónico. Debido a esto, Microsoft incluye la función Autoarchivar en Outlook. Pero, ¿Cómo puedes habilitarla? ¿De qué manera te ayuda esta característica a organizar tus mensajes?

En este artículo encontrarás todas las respuestas a tus preguntas con respecto al modo Autoarchivar en Outlook. Te desvelamos qué es exactamente y para qué sirve. Asimismo, te damos algunas recomendaciones para mejorar la gestión de tu correo electrónico, tanto con Outlook como con otros clientes similares. Y, como no podía ser de otra manera, te mostramos todos los pasos que hay que seguir para configurarlo en el gestor de correo electrónico de Microsoft. ¡Comenzamos!

Qué es la función Autoarchivar en Outlook

La función Autoarchivar en Outlook es una regla automática que mueve los correos de la bandeja de entrada a una carpeta cada cierto tiempo. Este directorio actúa como archivo, preservando los mensajes al mismo tiempo que los borra del buzón principal, es decir, la bandeja de entrada. Se trata de una característica que encontrarás en la aplicación de escritorio de Microsoft Outlook.

Cómo activar Autoarchivar en Outlook paso a paso

La función Autoarchivar en Outlook se habilita de la siguiente manera:

1. Abre la configuración de la aplicación desde el menú Archivar.
2. Presiona en la sección Avanzado.
3. Pincha en el botón Configuración de Autoarchivar.
4. En la ventana emergente, marca la casilla  Ejecutar Autoarchivar cada y selecciona el tiempo que deseas que pase entre cada archivo automático.
5. Haz clic en Aceptar para finalizar el proceso.

Una vez hayas encendido esta herramienta, todas las opciones relacionadas estarán disponibles. Son relevantes las siguientes:

• Preguntar antes de que Autoarchivar se ejecute. Ideal si no quieres que el proceso se aplique sin consentimiento.
• Eliminar elementos expirados (solo carpetas de correo electrónico). Esta casilla viene desactivada de forma predeterminada. Actívala si lo que quieres es que se eliminen los mensajes después de que haya pasado el período de vencimiento.
• Mover elementos antiguos a… Te permite escoger el lugar al cual se envían los elementos archivados.
• Eliminar permanentemente los elementos antiguos. Opción para que todo lo que se archiva se elimine de manera definitiva.
• Aplicar esta configuración a todas las carpetas ahora. Botón que aplica la configuración a todas las carpetas. Si lo que quieres es aplicar esta configuración en directorios concretos, haz clic con el botón derecho en una carpeta específica, pincha en Propiedades y, a continuación, ve a la pestaña Autoarchivar.

Finalmente, debes saber que el archivo se ubica en esta ruta del almacenamiento local de tu ordenador:

• C:\Usuarios\NombreDeUsuario\Documentos\Archivos de Outlook\archive.pst

Cabe la posibilidad de que no la encuentres en el explorador de archivos. Eso se debe a que alguna de estas carpetas podría tener el atributo Oculto activado. Echa un vistazo a la guía que te explica cómo ver archivos ocultos en Windows 10 y en Windows 11.

Autoarchivar en Outlook y las buenas prácticas en la gestión del correo electrónico

Es cierto que Autoarchivar en Outlook es un modo efectivo cuando se trata de mantener organizado el correo electrónico. No obstante, a veces no es suficiente para conseguir este objetivo. Si el principal uso que le das a tu gestor de mensajes es profesional, te recomendamos que busques otros métodos adicionales para organizar tus buzones. Aquí tienes algunas recomendaciones que funcionan:

• Clasificar el correo te ayuda a encontrarlo. ¿Has tratado de localizar un mensaje en alguna ocasión y te ha resultado imposible? La verdad es que el buscador de Outlook es muy potente, pero no siempre es capaz de mostrar los resultados más precisos. Una buena manera de ayudar en esta labor es organizar manualmente los correos entrantes por temáticas. Recuerda que puedes crear tantas carpetas como sea necesario (en Gmail se denominan etiquetas) y enviar a ellas las conversaciones oportunas. Si te acostumbras a hacer esto, luego te resultará más simple encontrar contenido.
• Evita acumular correos en la bandeja de entrada. Aunque la función Autoarchivar de Outlook ayuda con esta misión, nuestro consejo es que, a medida que vas leyendo los correos, los archives o los envíes a la carpeta más adecuada. Así, la bandeja de entrada te servirá como espacio para tareas pendientes y no como lugar de almacenaje indiscriminado de mensajes.
• Marca correos como spam. Cuando consideres que un mensaje es correo basura o peligroso, envíalo a la carpeta correspondiente. Así ayudarás a Outlook a identificar mejor cuáles son los correos que no quieres ver en tu bandeja de entrada. La sensación que tendrás es que tu buzón principal está más despejado.
• Date de baja de listas de distribución. Sucede cuando menos te lo esperas: al registrarte en una web, al descargar un fichero o al tratar de abrir un enlace. Cuando te suscribes a una lista de distribución, a tu correo comienzan a llegar mensajes publicitarios o newsletters. Esto no siempre es considerado spam, pero puede llegar a saturar tu buzón de entrada. ¿La solución? Solicitar la baja de la lista. Lo habitual es que en la zona inferior de cada correo encuentres un enlace que te permite hacerlo.
• Conoce tu gestor de correo electrónico de cerca. La función Autoarchivar en Outlook es una pequeña parte de lo que este cliente puede ofrecerte. Controlar de cerca las características útiles de la aplicación te permitirá ser más productivo. Por ejemplo, ¿sabías que puedes importar y exportar correos gracias al gestor de Microsoft?

Estos son nada más que un puñado de consejos para lograr una gestión del correo más productiva. Y tú, ¿qué acciones aplicas en tu día a día para potenciar tu cliente de correo? ¿Eres de aquellos que necesitan la utilidad Autoarchivar en Outlook? Déjanos tu opinión en los comentarios y ayuda a otros. Participa en la comunidad de Profesional Review. ¡Te esperamos!