En la actualidad las plataformas para realizar reuniones virtuales son bastante utilizadas. Zoom es un servicio especialmente diseñado para tal fin, con una interfaz sencilla y funcional para darle al usuario todas las facilidades. Hoy en Profesional Review os traemos una guía de iniciación con toda la información necesaria para su uso a modo de tutorial.
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Zoom, también conocido como Zoom App es una plataforma para videoconferencias y reuniones virtuales multiplataforma disponible en Windows, Mac, Android e iOS. La empresa responsable de su gestión es Zoom Video Communications, fundada en 2012.
Para utilizar Zoom tenemos dos opciones, ambas partiendo de su Web Oficial. Aquí deberemos crearnos una cuenta y después podremos acceder a los servicios desde el propio portal o descargar la aplicación de Zoom. Dicha aplicación podremos descargarla en la Play Store en el caso de Android o App Store para iOS.
Una vez creemos una cuenta en Zoom tendremos acceso a su formato gratuito por defecto, Zoom Basic. No obstante la compañía nos ofrece un total de cuatro categorías, siendo los tres siguientes de pago.
En cada una de estas modalidades encontraremos características básicas específicas que admiten flexibilidad respecto a sus parámetros según las necesidades del usuario.
Todos los planes cuentan con 100 participantes por defecto en cada reunión (hasta 500 con el complemento para reuniones grandes). Se puede ser anfitrión de un número ilimitado de reuniones, pero si queremos tener más de una reunión simultáneamente son necesarias licencias de anfitrión adicionales. También contamos con vídeo y voz en HD así como la capacidad de compartir pantalla, documentos y aplicaciones.
Por último, si las opciones que llegan por defecto en cada categoría siempre podemos añadir complementos como las Zoom Rooms, Planes de Audio o Almacenamiento Adicional. En este aspecto debemos admitir que los planes de contratación son bastante flexibles con los requisitos del usuario, lo cual siempre es un punto a favor.
Tal y como explicamos en un principio, la gestión en Zoom comienza con la creación de una cuenta personal e inicio de sesión. Hecho esto podemos comenzar una reunión de prueba en la propia web o descargar la aplicación, que es nuestra recomendación.
En el propio portal de Zoom podemos acceder a nuestra área personal para configurar parámetros agrupados en dos categorías principales: personal y administrador.
En esta sección encontramos un total de cuatro subcategorías: Perfil, Reuniones, Grabaciones y Configuración.
En este apartado tenemos la gestión referente a los usuarios, salas, administración de cuenta y parámetros avanzados.
A la hora de iniciar sesión necesitaremos nuestro correo electrónico, cuenta de Google o Facebook así como mediante SSO.
Descargada la aplicación lo que encontramos es una interfaz extremadamente sencilla. Consiste en una única pantalla principal en la que disponemos de una barra de tareas en el margen inferior donde tenemos acceso a la opción de grabar, compartir pantalla así como chat de texto o listado de participantes.
Cuando iniciamos una videoconferencia también nos recibe una información esquemática con el asunto y contraseñas así como el enlace URL que deberemos compartir con los participantes.
También hablando de compartir, al margen de los clásicos archivos que se pueden intercambiar en línea o mediante vínculos tenemos la opción de compartir pantalla. Aquí Zoom nos permite matizar si queremos compartir con otros usuarios ventanas o aplicaciones específicas e incluso una sección determinada de nuestra pantalla (al margen de la pantalla completa como tal, claro). Es también posible hacer lo propio sólo con el sonido de nuestro equipo.
Respecto a la configuración de vídeo esta es bastante básica. La calidad del mismo depende de nuestra cámara, aunque Zoom está preparado para vídeo y audio en HD. En nuestra pantalla podemos tener imagen de todos nuestros interlocutores así como la opción de abrir el panel lateral derecho, que es emergente, en caso de que también hagamos uso del chat de texto o queramos visualizar el listado de usuarios conectados.
En las opciones de vídeo podemos ver qué cámara está actualmente en uso así como acceso a la configuración de vídeo. Justo a su izquierda también observamos el icono del micrófono para poder silenciarnos rápidamente en caso de ser necesario.
La barra de herramientas se oculta de forma automática cuando no está en uso, lo cual reduce los elementos visibles en pantalla. Estéticamente creemos que la interfaz podría ser más homogénea en su diseño y paleta de color, pero eso no quita que sea manejable y nos deje a mano todas las acciones que podamos necesitar.
En el centro de descargas de Zoom podemos encontrar un listado de plugins y extensiones descargables para todo tipo de dispositivos que procuran hacernos la vida más fácil a la hora de utilizar la plataforma y vincularla a aplicaciones de terceros.
Dentro del sistema de seguridad de Zoom podemos encontrar distinciones entre aquellas medidas tomadas por el administrador o usuarios y aquellas dirigidas a las grabaciones de las salas y aquellos que conserva el portal para gestión propia.
Respecto al uso de la plataforma en sí, el cifrado de chat de extremo a extremo permite una comunicación segura en la que sólo el destinatario deseado puede leer el mensaje protegido. Zoom usa algoritmos simétricos y asimétricos para cifrar las sesiones de chat. Las claves de las sesiones se generan con un Id. de hardware único del dispositivo para evitar que los datos se lean desde otros dispositivos. Esto asegura que la sesión no se pueda manipular ni escuchar a escondidas.
Como usuarios, desde nuestro perfil de Zoom podemos acceder al panel de Configuración para establecer medidas de seguridad y guardado personalizadas para nuestras salas de reuniones y usuarios. Esto incluye la gestión de grabaciones, contraseñas para los enlaces a la reunión y chats.
En caso de tener este sistema contratado, las grabaciones se pueden almacenar en el dispositivo local del anfitrión con la opción de grabación local o en la nube de Zoom con la opción de Grabación en la nube (disponible para clientes pagos). Las grabaciones del Correo de voz del teléfono de Zoom se procesan y almacenan en la nube de Zoom, y se pueden administrar a través del cliente de Zoom protegido.
Por defecto Zoom almacena la dirección IP de nuestro dispositivo y versión del sistema operativo así como información básica del perfil de la cuenta de usuario:
Alternativamente en los servicios contratados en modalidad Pro, Business o Enterprice también se registran:
Esta información es recopilada por Zoom Video Communications, que a su vez la comparte con terceros asociados (entre los que figuran empresas de publicidad, Facebook o LinkedIn).
[irp]En una etapa en que el volumen de trabajadores en remoto aumenta, Zoom se ha presentado como una excelente alternativa para aquellos asociados que busquen un sistema fiable mediante el cual realizar videollamadas o reuniones virtuales con sus socios o empleados. Como servicio de plataforma encontramos en Zoom cuatro modalidades diferentes, siendo sólo la básica gratuita aunque permite una conexión simultánea de gran cantidad de participantes y sólo se limita el tiempo de actividad (40 minutos).
En general podemos decir que las medidas de seguridad que encontramos en el portal son correctas, especialmente con la necesidad de emplear un link o contraseña personal para acceder a las conferencias. No obstante incidencias como el zoom-bombing han ocurrido debido a la proliferación de ciberataques ante el aumento de uso de este tipo de plataformas. Es por ello que se recomienda prudencia al tratar con recursos de red compartidos.
Os recomendamos la lectura de: Microsoft Teams: Guía de iniciación y tutorial.
Desde Profesional Review nos parece una herramienta muy manejable a la que recurrir en caso de necesidad. Dispone de una interfaz intuitiva y muy sencilla en la que podemos desenvolvernos rápidamente con facilidad. Igualmente siempre podemos echar un vistazo a la competencia y sopesar opciones de la competencia como Microsoft Teams, Jitsi o Skype Meet Now.
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