Elegir el escaner para PC con las condiciones ideales no es una tarea sencilla. Hay muchas opciones en el mercado de marcas y modelos, con diferentes especificaciones técnicas, características, aplicaciones y diferentes precios, así que con el fin de ayudarte a tomar una decisión, os sugerimos que sigas los siguientes consejos:
Escaner para PC
1) La pregunta clave: ¿Para qué necesidades necesito un escaner?
- Operativo: Menos papel, más eficiencia.
- Financiero: Mayor eficiencia, menores costos.
- Estratégico: Agilidad de aprovechar la información comercial.
- Ambiental: Menos papel, más espacio libre en la empresa.
- Legal: Obligación legal de exploración.
Una vez definida la importancia de la digitalización de documentos para su negocio, debes establecer un presupuesto para la adquisición de esta herramienta indispensable en la gestión de documentos electrónicos.
2) Ajuste de la frecuencia y el volumen de los documentos que vas a escanear
En esta etapa, se debe analizar el perfil de análisis de tu empresa o departamento, la frecuencia y el volumen de los envíos de escanear documentos. Vea la tabla a continuación:
| Frecuencia | volumen | escáner |
| bajo | Bajo | entrada |
| bajo | promedio | departamental |
| Alta | Bajo | departamental |
| Alta | promedio | La producción promedio |
- Volumen diario bajo = hasta 500 hojas por día
- Volumen diario promedio = 500-1500 páginas por día
- Entrada de escáner: 20 ppm, 1.000 páginas / día
- Departamental Scanner: 30-45 ppm, 1500-3000 páginas / día
- Scanner promedio de salida:. Por encima de 50 ppm, 4.000 y 6.000 páginas / día.
Si el propósito es montar un negocio de escaneo de documentos para proporcionar servicios a otras empresas, o tienes un gran volumen de documentos a digitalizar, los modelos a elegir son los que tienen un ciclo de producción diaria más alta y mayor velocidad. También se puede considerar el arrendamiento de alta producción escaneres, cuando los proyectos son a corto plazo.
Si tu empresa tiene un documento legado muy grande (cientos de miles de documentos), considera la contratación de una firma consultora para guiar el proyecto, ya que estos tienden a ser más largo y complicados.
3) Ajuste de la óptica de resolución
La resolución óptica (dado en dpi o puntos por pulgada) es un parámetro técnico del escáner, que define la precisión con la que el equipo captura las imágenes. Por lo tanto, cuanto mayor sea la resolución, más nítida la imagen obtenida, sin embargo, es más larga la exploración y mayor el tamaño del archivo (en bytes K). Por lo tanto, hay que equilibrar la resolución con el fin de obtener el mejor valor de la velocidad, tamaño del archivo y calidad.
Los escaner para PC del mercado tienden a escanear documentos de hasta 600 dpi de resolución óptica, pero 200 o 300 dpi de resolución es suficiente para la mayoría de los proyectos de digitalización de documentos.
4) Ajuste del formato del documento (A4, Legal, A3 ‘) y tipo (Bound, libro, hojas sueltas, tarjetas, documentos gruesos)
Esta parte es muy importante porque un escaner para PC A3 puede costar hasta 10 veces más que un escáner A4.
Recuerda, el formato A3 es mayor que el A4. Un escaner A3 puede escanear un documento A4, pero lo contrario no sucede.
- Para cortar los documentos de hoja A4 se necesita un escaner con alimentador automático de documentos (ADF)
- Para los libros, encuadernados o documentos muy gruesos: escaner plano (superficie)
- Para hojas sueltas y libros, documentos encuadernados o demasiado grueso: escaner con alimentador automático de documentos y de superficie plana (superficie)
5) Velocidad de escaneado
La velocidad del escaner para PC se da en ppm o páginas por minuto. El mayor uso corporativo o profesional de escaneres varía de 20 ppm a 65 ppm, el cual establece que la velocidad es el propósito y la disponibilidad de inversión. Obviamente, para los volúmenes diarios de mayor tamaño, se sugiere elegir un escaner para PC más rápido. Para uso departamental en una oficina el modelo a 45 ppm puede ser suficiente.
6) Simplex (frente solamente) o dúplex (una sola pasada a dos caras)
En la actualidad, prácticamente todos los escaneres para PC del mercado tienen la característica de doble cara, que te permiten capturar la parte delantera y trasera en una sola pasada, lo que elimina el verso blanco.
7) Formato de salida (tipo de archivo TIF, JPG, PDF, PDF / A, PDF con búsqueda)
Es importante definir el formato del archivo de salida, que es, como se guardarán las imágenes de los documentos, de acuerdo con los requisitos del proyecto. En la actualidad, la gran mayoría de los fabricantes ofrecen escaneres y software de captura para guardar las imágenes en los principales formatos del mercado y está ahora predominante el estándar PDF de búsqueda, lo que permite que busques el contenido dentro de imágenes de documentos, escribes la palabra búsqueda de texto completo.
8) Analizar y definir características de software de captura
Características tales como la eliminación automática de verso blanco, OCR, la eliminación de los agujeros, la superación de las imágenes, la lectura de códigos de barras, ayudan mucho en el aumento de la productividad, ya que evitan la reanudación. Pero recuerde que las funciones más activas, mayor es la necesidad de procesamiento, por lo tanto, más recursos de CPU y de memoria deben tener el ordenador.
Escaneres como los modelos de Panasonic tienen en su software Image Capture Plus todas estas funciones de agregadas, que permiten una alta productividad, rendimiento y calidad.
9) Requisitos fundamentales a tener en cuenta cuando se escanean documentos
Debido a que los roles de proceso escaner, es inevitable que los residuos como hollín, polvo, tóner y otros terminan terminando dentro del escaner, así que hay una necesidad de una limpieza periódica preventiva básica, que puede ser realizada por el usuario, utilizando un paño ligeramente humedecido con alcohol isopropílico, aplicado a los lentes, rodillos de goma, almohadillas de separación, y carenados.
Advertencia: Nunca intentes desarmar el equipo!!! El mantenimiento avanzado siempre debe ser realizada por un técnico cualificado..
10) Elaboración de documentos – paso importante en la digitalización de documentos
Otro factor que hace toda la diferencia en la digitalización de los documentos, y extiende la vida de su equipo es una preparación previa de los documentos antes de insertarlos en el escaner. En la etapa de preparación, los documentos deben ser aireados, separados manualmente, deben ser retirados los elementos que puedan dañar el escaner, como grapas, clips, post-its, suciedad, hojas arrancadas debe ser reparadas, evitando materiales que se separen la hoja y se alojen en el interior de la máquina.
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